3 Schritte, wie Generalunternehmen die richtige Bausoftware finden

So gelingt die erfolgreiche Softwareeinführung

Jessy Reichardt - 02.02.2021

Überblick  

  • Warum Investieren?
  • Schritt 1: Bestandsaufnahme und Koordination
  • Schritt 2: Kriterien festlegen und Ziele bestimmen
  • Schritt 3: Umsetzung und Überwachung
  • Fazit

Generalunternehmer sollten sich fortlaufend mit der Frage beschäftigen, welche Strategien das Unternehmen in den nächsten Jahren verfolgen will und wie Prozesse vereinfacht sowie zukunftsorientierter gestaltet werden können. Dabei bietet sich vor allem die Einführung einer neuen Bausoftware, beispielsweise zur Effektivitätssteigerung von Prozessen und zur Unterstützung der Mitarbeiter, an. Die Digitalisierung wird nun auch in der Baubranche immer essentieller und gewinnt fortlaufend an Bedeutung. Nicht nur die digitale Planungsmethode Building Information Modeling (BIM) wurde ab diesem Jahr bei öffentlichen Aufträgen im Bundesinfrastrukturbau verpflichtend; auch Startups wie Cosuno sind Vorreiter, um Generalunternehmen mit einer cloudbasierten Softwarelösung im Nachunternehmermanagement zu unterstützen.

Warum in Digitalisierung investieren? 

Nach einer Studie der Deutschen Telekom konnten die Digital Leader der Baubranche viele Vorteile während der Pandemie im letzten Jahr für sich nutzen. Das folgende Diagramm verdeutlicht, wie wichtig Digitalisierung vor allem in diesen Zeit auch in der Baubranche geworden ist: 

  • 79 Prozent der Digital Leader im Baugewerbe bestätigen, krisenresistenter zu sein, weil Geschäftsmodell und Prozesse schon zuvor weit digitalisiert waren. Von den übrigen Unternehmen zogen lediglich 42 Prozent ein ähnliches Fazit. 
  • 95 Prozent der Top-Digitalisierer im Baugewerbe gaben an, dass sie schnell und flexibel auf die Krise reagieren konnten. Branchenweit bejahten lediglich 39 Prozent diese Frage.

Cosuno Infografik – Quelle: Deutsche Telekom

Trotz dieser deutlichen Ergebnisse werden Projekte über Prozessoptimierungen und Investitionen in eine neue Software häufig nach hinten gestellt, da es meist dringendere Aufgaben im Tagesgeschäft zu erledigen gibt. Auch fürchten viele den Zeit- und Kostenaufwand, der mit einer Einführung einer neuen Software einhergeht. In Bezug auf die Auswahl und Implementierung neuer Software wollen wir Ihnen diese Angst nehmen und haben eine kurze Übersicht mit 3 Schritten erstellt, die es zu beachten gibt. Bei Einhaltung dieser Punkte lassen sich Risiko und Kosten einer Softwareimplementierung reduzieren und einer erfolgreichen Investition in die Digitalisierung Ihres Unternehmens steht nichts mehr im Wege.

1. Bestandsaufnahme und Koordination 

Zuerst müssen grobe Rahmenbedingungen aufgesetzt und das Projekt zeitlich geplant werden, sonst könnten grundlegende Schritte vernachlässigt werden oder in Vergessenheit geraten. Danach ist es wichtig, die Geschäftsprozesse, welche die Software unterstützen oder vereinfachen soll, einmal unter die Lupe zu nehmen. Es ist essentiell, eine grobe Bestandsaufnahme bei den betroffenen Geschäftsprozessen durchzuführen und alle entscheidenden Abteilungen zusammenzubringen. Es ist darauf zu achten, sehr genau auf die Wünsche und Bedürfnisse einzugehen, um eine Softwareimplementierung wirklich sinnvoll zu gestalten. Die Mitarbeiter wissen am besten, welche Herausforderungen sie täglich bewältigen, wo es Spielraum für Prozessoptimierung gibt und welche Daten oder Tools ihnen bei ihrer Arbeit behilflich sein könnten. Dabei sollte man sich nicht nur auf den Ist-Stand fokussieren, sondern auch an die nächsten fünf Jahre denken. 

  • Welche Geschäftsprozesse haben Optimierungsbedarf? 
  • Wo lassen sich Zeit, Kosten und Aufwand einsparen? 
  • Wo sehe ich mein Unternehmen in der Zukunft und wie kann ich weiterhin wettbewerbsfähig bleiben? 

All diese Fragen sollte sich das Generalunternehmen im Rahmen dieser Bestandsaufnahme stellen. Eine Softwareimplementierung stellt nicht nur ein Projekt für die IT-Abteilung dar, sondern ist auch für andere Bereiche im Unternehmen entscheidend. Mit dem genügend Vorbereitung und Kommunikation können sie das Konfliktpotential zwischen der Erledigung des aktuellen Tagesgeschäfts und der Softwareimplementierung minimieren. Das neue Projekt muss also geplant werden, sodass es strukturiert in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter integriert und nicht in den Hintergrund gedrängt wird. Mit einem strukturierten Zeit- und Projektmanagement wird die Implementierung somit zum Kinderspiel. 

2. Kriterien festlegen und Ziele bestimmen

Nach einer sorgfältigen Bestandsaufnahme und einer detaillierten Projektplanung ist es an der Zeit, die Anforderungen und Kriterien an die Software genau zu bestimmen, um Ziele festlegen zu können. Ohne genau festgelegte Kriterien kann es deutlich häufiger passieren, dass Generalunternehmen ein Produkt verkauft wird, welches nicht optimal zu den Prozessen der Mitarbeiter passt. 

Zuerst sollte man sich mit der Frage auseinandersetzen, ob man eine Individual-Software (ISW) oder eine Standard-Software (SSW), wie beispielsweise Cosuno, implementieren möchte. Die ISW wird direkt für einen Kunden, die SSW für den anonymen Markt entwickelt. Die Standard-Software erfordert eine Anpassung des Unternehmens an die Software oder umgekehrt. Beide Softwarelösungen haben Vor- und Nachteile in bestimmten Kategorien, die man gut abwägen muss. Die folgenden Beispiele werden sich auf die Standard-Software fokussieren. Um diesen unnötigen Aufwand und Kostenfaktor zu vermeiden, sollte man bei der Softwareauswahl auf folgende Auswahlkriterien einen besonderen Fokus legen: 

Kostenfaktor

Natürlich spielt der finanzielle Aufwand für die meisten Unternehmen eine entscheidende Rolle. Deshalb sollten Generalunternehmen nicht nur die Kosten für die Nutzungslizenzen eines SSW mit einkalkulieren, sondern auch zukünftige Ausgaben für technischen Support, Wartungskosten und zusätzlich benötigte Hardware. So können unschöne Überraschungen nach einer gewissen Nutzungsdauer vermieden werden. 

Interne Verbesserung der Software 

Bei der Auswahl eines passendes Softwareunternehmens sollte darauf geachtet werden, dass das Unternehmen stetig darum bemüht ist, ihr Produkt zu verbessern und es entsprechend anhand der Kundenbedürfnisse weiterzuentwickeln. Das Unternehmen muss Trendbewusstsein und Innovationsdrang besitzen und vor allem nicht nur Kundenfeedback aufnehmen, sondern auch etwas daraus ableiten. Natürlich ist es schwer, dieses Kriterium im Voraus genau abzuschätzen. Hier helfen natürlich Bewertungen im Internet, ein Gespräch mit dem Kundenservice oder Erfahrungsberichte von Nutzern. 

Kundensupport

Um wiederkehrende Fragen und plötzlich auftretende Softwareprobleme schnell und effizient lösen zu können, ist ein hilfreicher Kundensupport essentiell. Man sollte deshalb schon vorher mit dem Support-Team des jeweiligen Softwareunternehmens zusammenarbeiten. Dabei gilt es, die Schnelligkeit, Antwortrate und den Inhalt der Nachrichten zu prüfen und abzuwägen. Cosuno bietet seinen Kunden beispielsweise regelmäßige Auffrischungsseminare an.  

Etablierung am Markt

Um die neue Software auch in der Zukunft unbeschwert nutzen zu können, muss der Anbieter natürlich auch weiterhin am Markt vertreten bleiben. Dabei sollten Generalunternehmen die neuesten Entwicklungen des Softwareanbieters recherchieren. Erfolgreiche und bekannte Investoren sowie gewonnene Awards und Preise stellen hierbei oft vertrauenswürdige Anhaltspunkte dar. 

Schnittstellen

In der Regel werden in einem Unternehmen mehrere Softwareprogramme in verschiedenen Bereichen, wie beispielsweise Buchhaltung, Nachunternehmermanagement oder Logistik, eingesetzt. Hierbei ist es essentiell, dass alle Produkte in einem sogenannten “Leitsystem” unterkommen und die Anwendungen über Schnittstellen verfügen, mit denen sie untereinander verbunden sind. Durch diese Schnittstellen lassen sich viele Prozesse vereinfachen und die Produktivität der Mitarbeiter steigt. Deshalb ist es empfehlenswert, alle möglichen Schnittstellen im Voraus zu testen. 

3. Umsetzung und Überwachung 

Nachdem Sie erfolgreich die Vertragsgestaltung, zum Beispiel für eine Software-as-a-service Lösung umgesetzt haben und das Produkt nutzen können, ist es sehr wichtig, nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch Ihre Partner über die Software aufzuklären. Benachrichtigen Sie vor allem die Nachunternehmen und erläutern Sie ihnen die Vorteile, die sich auch für sie daraus ergeben. 

Des Weiteren sollten Sie in regelmäßigen Abständen eine Bestandsaufnahme durchführen und den Kosten-Nutzen-Faktor überprüfen. Oft stehen Mitarbeiter neuen Softwareprogrammen skeptisch gegenüber und haben teilweise sogar Angst vor Mehrarbeit. Hier ist kontinuierliches Change-Management gefragt, um alle Mitarbeitenden von den Nutzen des Produkts zu überzeugen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter bei Updates der Software erneut schulen und halten Sie ständige Absprachen mit der IT-Abteilung. 

Fazit

Eine Softwareimplementierung muss nicht immer extrem viel Zeit beanspruchen. Mit den richtigen Fragen am Anfang, präzisen Zielsetzungen und einem kontinuierlichen Projekt- und Changemanagement gelingt die erfolgreiche Implementierung ganz bestimmt. 

Cosuno verfügt beispielsweise über eine GAEB-Schnittstelle, mit der Sie Ihr Leistungsverzeichnis ganz einfach hochladen können und damit kompatibel zu diversen AVA-Tools ist. 

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