Wie behalten Sie die Prozesskosten Ihres Bauvorhabens im Blick?

Transparenz und Automatisierung garantieren den Überblick über die Prozesskosten

Clara Lunow - 10.11.2021
Mit Cosuno behalten Sie die Prozesskosten des Bauvorhabens genau im Blick

 

Bei einem Bauvorhaben betreut der Projektleiter viele Aufgaben gleichzeitig. Deswegen ist es nicht immer leicht den Überblick über die gesamten Prozesskosten zu behalten. Auch die Transparenz in den verschiedenen Verfahren ist nicht immer gewährleistet. Dieser Artikel erläutert die Herausforderungen, die mit Unübersichtlichkeit und Intransparenzen einhergehen, und zeigt den Lösungsweg auf.

So gestaltet sich die Aufgabenteilung 

Der Umsatz und Erfolg eines Bauvorhabens definiert sich durch die Antwort auf die Frage: Wie gut haben wir eingekauft? Doch die Frage ist im Alltagsgeschäft gar nicht so leicht zu beantworten, denn das Aufgabengebiet teilt sich auf Projektentwickler und Einkäufer bzw. externe Architekturbüros auf. Diese Aufgabenteilung ist durchaus sinnvoll, da Projektleiter gleichzeitig viele Verantwortungsbereiche betreuen – das reicht von der Konzeptionsidee, der Projektkalkulation bis hin zur baurechtlichen Prüfung und der Mieter- oder Käufersuche. Tatsächlich gibt es aber die Möglichkeit, Transparenz im gesamten Ausschreibungs- und Vergabeprozess für beide Seiten zu erhalten und dadurch beachtlich an Zeit zu sparen.

Wer jetzt nicht mitgeht und sich mit digitalen Themen auseinandersetzt, den werden andere überholen, auch in der Baubranche. Die Digitalisierung ist eine Notwendigkeit, um weiterhin erfolgreich zu bauen.
Christian Prien, Geschäftsführender Gesellschafter von Klaus Prien GmbH

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Durch Intransparenz werden Prozesskosten oft höher als geplant

Üblicherweise nutzen Generalunternehmer und Projektentwickler verschiedene Softwareprodukte, wie beispielsweise RabbIT, ORCA AVA und/oder RIB für verschiedene Funktionen. Grob gefasst werden hier die Leistungsverzeichnisse (LV) erstellt, die Leistungstexte geschrieben, GAEB Dateien konvertiert und per Mail rausgeschickt. Eine Flut an Rückläufen ist die Folge, die händisch eingetragen werden müssen. Die hierdurch entstandene Intransparenz begünstigt eine Fehleinschätzung der zu erwartenden Kosten des Bauvorhabens.

Die Baukostenermittlung erfolgt in den Leistungsphasen 1 bis 3 nach HOAI, üblicherweise nach der Gliederung der DIN 276 in der Gliederungstiefe der dritten Gliederungsebene. Spätestens mit der Erstellung der Leistungsverzeichnisse (LV) und der Schätzpreis-LVs, erfolgt die Gliederung nach den einzelnen Leistungsbereichen.

Die Kostenabrechnung hängt von drei Faktoren ab

Mit dem Versand der Leistungsverzeichnisse bzw. mit dem Eingang der Angebote liegt ein Kostenvoranschlag vor. Die Angebotssummen werden wiederum mit den aufgestellten Budgets verglichen. Im Falle von Abweichungen sind diese zu begründen. Bei Überschreitungen einzelner Budgets sind auch hier Budgeterhöhungen beim Auftraggeber zu beantragen.

Transparenz über LV und Preisspiegel für alle Baupartner

Mit der Vergabe der Bauleistungen der einzelnen Leistungsbereiche sollte das gesamte Budget relativ sicher abgebildet sein. Dennoch wird es im Zuge der Ausführung immer wieder zu Nachträgen kommen. Oft bedeutet dies einen hohen bürokratischen Mehrzeitaufwand. 

Das Potential der Leistungsphasen 6 und 7

Fehler in der Planung und Mengenfehler in der Ausschreibung können für höhere Kosten als geplant sorgen. Für die oben beschriebenen Arbeitsschritte kommen in der Regel Exceltabelle zum Einsatz, die von Spalte A bis Spalte P die Nummer des Leistungsbereichs nach Standardleistungsbuch, Bezeichnung des Leistungsbereichs, Angebot netto, Nachträge netto, etc.pp., aufführen. Auch wenn dieses Vorgehen sich lange Zeit bewährt hat, auch weil es keine Alternativen gab, so lässt sich dieser Arbeitsschritt wesentlich zeitsparender und effizienter gestalten. Die Software Cosuno vereint nämlich all diese Schritte an einem Ort.

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Transparenz für Architekturbüros und Projektentwickler

In der Regel geben Projektentwickler das Ausschreibungs- und Vergabeverfahren an Architekturbüros weiter, die sich um die Leistungsphasen 6 und 7 kümmern. Über dieses Verfahren hat der Projektentwickler keine Einsicht, sondern erhält von dem zuständigen Architekten die ausgewählten Gewerke vorgelegt. Sehr praktisch wäre es allerdings für beide Seiten, wenn sowohl der Projektentwickler also auch der Architekt Zugriff auf die Ausschreibungen, die Angebotsabgabe der Gewerke und den Preisspiegel hätten. Das ist mit der Softwarelösung Cosuno möglich.

Überblick und Transparenz gewinnen

Prozesskosten im Blick behalten: LV, GAEB Konverter und Preisspiegel in einer Software 

Als Software as a Service ist Cosuno genau auf die Leistungsphasen 6 und 7, also das Ausschreibe- und Vergabemanagement spezialisiert. Innerhalb der Software können Architekten, Einkäufer wie Projektentwickler das Leistungsverzeichnis erstellen, neben der eigenen Datenbank auf über 80.000 qualifizierte Nachunternehmer (NU) zugreifen, und die Ausschreibung mit nur einem Klick an die ausgewählten NUs versenden. Hierbei ist es egal, ob es sich um 5 oder 500 handelt – der Weg ist derselbe: 1 Mausklick

Die Nachunternehmer wiederum geben ihr Angebot direkt in der Maske der Software ein. Architekturbüro und Projektentwicklung können in Echtzeit verfolgen, ob der NU das LV geöffnet, gelesen oder bereits ein Angebot abgesendet hat. Auch der Preisspiegel liegt beiden Baupartnern vor. Somit können die besten und effizientesten Projektentscheidungen für beide Seiten getroffen werden.

Tipps & Vorteile für Projektentwickler und Architekturbüros

Vorteile für Projektentwickler und Architekturbüros

Handlungsempfehlung

  • Projektentwickler führt Cosuno ein 
    • Nutzerzugänge/ Admin pro Einheit werden festgelegt 
    • Projektentwicklung und Einkauf haben von überall Zugriff auf die Daten
    • Architekturbüro wird zu bestimmtem Projekt eingeladen
  • Architekturbüro nutzt Cosuno für das Ausschreibungsverfahren
    • Ausschreibungsverlauf transparent in einer Software
    • GAEB Schnittstelle 
    • unbegrenzte Speicherkapazität bei Dokumentenversand
  • Beide Seiten behalten den kompletten Überblick zu jeder Zeit
    • Bieterverhalten, Angebote und Preisspiegel auf einen Blick
    • Historischer Verlauf der Nachunternehmer 
    • Vergabegewinnsteigerung durch erhöhten Rücklauf 
    • Revisionssichere Kommunikation
    • 100% Transparente Kommunikation über Nachrichtenfunktion
  • Enorme Zeitersparnis und dadurch mehr Raum für weitere Projekte
    • Automatisierte Erinnerungen vom System
    • Zugriff auf qualifiziertes Nachunternehmernetzwerk 
    • Projektleitung und Einkauf können transparent und effizient zusammenarbeiten
    • automatisch generierter Preisspiegel mit Notizfunktion

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Vom transparenten Austausch zwischen Projektentwicklern und Architekturbüros profitieren beide Seiten grundsätzlich. Durch den Einsatz der Software Cosuno, die das Erstellen des Leistungsverzeichnisses, das Ausschreibungsverfahren sowie den Vergabeprozess in einem Tool vereint, sparen die Partner am Bau extrem viel Zeit und erhöhen dadurch den Vergabegewinn.

Jetzt auf Exceltabellen verzichten