Digitalisierung bei Ausschreibungen: Das ist DER größte Vorteil

Warum Transparenz in LP 6-7 so wichtig ist

Jessy Reichardt - 12.05.2021

Übersicht

  • Was bedeutet Transparenz im Ausschreibungsprozess? 
  • Warum ist Transparenz in der Baubranche so schwer umzusetzen? 
  • Digitalisierung bei Ausschreibungen: Wie Sie eine transparente Zusammenarbeit bei Bauvorhaben erreichen 
  • Transparenz und Cosuno 

Transparenz im Baualltag 

Eine transparente Arbeitsweise im Bauunternehmen bedeutet, dass alle Mitarbeiter klar miteinander kommunizieren und auf relevante Informationen unkompliziert und revisionssicher zugreifen können. Egal ob für Projektentwickler, Architekt oder Generalunternehmer – Transparenz spielt vor allem in den HOAI-Leistungsphasen 6 (Vorbereitung der Vergabe) und 7 (Mitwirkung bei der Vergabe) eine entscheidende Rolle, da hier über einen Großteil der Gewinnmarge entschieden wird. 

Warum ist Transparenz in der Baubranche so schwer umzusetzen? 

Die Baubranche ist extrem fragmentiert. Im Jahr 2019 gab es über 263.000 Betriebe im Bau- und Ausbaugewerbe allein in Deutschland. Doch nicht nur die Anzahl der Unternehmen der gesamten Branche sind entscheidend. An einem Bauprojekt sind häufig dutzende von Unternehmen und Betrieben beteiligt. Eine fehlerfreie Koordination und klare Kommunikation ist dabei oft nicht so einfach – vor allem, wenn ein Bauunternehmen Prozesse noch analog abwickelt.

Das bringt uns zum nächsten Problem: Die Baubranche ist eine der undigitalsten Branchen überhaupt. Laut einer Studie der Deutschen Telekom ist die Baubranche nicht nur auf dem letzten Platz im Bereich Digitalisierung, sondern die digitale Entwicklung stagniert außerdem auf dem Vorjahresniveau. Diese fehlende Transformation wirkt sich auch auf die Transparenz im Bauprojekt aus. 

Viele Akteure der Baubranche scheuen sich noch vor dem Schritt, Digitalisierung und somit Transparenz umzusetzen. Dabei spielen Gründe, wie die Angst vor Datenverlusten oder Veränderung eine Rolle. Eine digitale Baubranche stößt eben immer noch auf Skepsis. Es ist dabei wichtig zu betonen, dass eine transparente Zusammenarbeit aller aktiv am Bauvorhaben Beteiligten nur Vorteile mit sich bringt. Lernen Sie diese Vorteile in unserem Artikel kennen.

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So erreichen Sie eine transparente Zusammenarbeit im Vergabemanagement 

Digitalisierung ist eine Grundlage für Transparenz in einem Unternehmen, vor allem im Ausschreibungsmanagement. Wenn ein Einkäufer ein Angebot von einem Nachunternehmer erhalten hat und dieses beispielsweise in eine manuelle Liste einträgt, weiß niemand im Unternehmen über diese Preisabgabe Bescheid, dieser Schritt bedarf aktiver Kommunikation. Dies kann auf lange Sicht zu Kommunikationsproblemen, doppeltem Aufwand oder sogar gravierenden Fehlern führen. Doch das können Sie durch Digitalisierung ihres Ausschreibungsprozesses verhindern. 

Interne Transparenz

→ Ein Ort, alle Daten

Eine vollständige Transparenz über alle Daten in Echtzeit können Sie durch die Nutzung von cloud-basierten Programmen erhalten . Sogenannte Clouds ermöglichen die internetbasierte Bereitstellung von Speicherplatz, das Erstellen und Bearbeiten von verschiedenen Dokumenten in Echtzeit und unbegrenzten Speicherplatz. Vor allem im Home Office ist das sehr praktisch – Mitarbeiter bleiben automatisch auf dem neuesten Stand und können auf aktuellste Dateien und Dokumente zugreifen. Doch wie gehe ich vor, wenn ich Zugriff auf die Cloud erhalten möchte? 

Cosuno ist eine cloudbasierte Software, die sich auf die Digitalisierung von Ausschreibungen und den Vergabeprozess spezialisiert hat. Sie können nicht nur automatische Angebote an Ihre Nachunternehmer versenden, sondern auch eine Live Übersicht über alle Angebote erhalten 

→ Unser Preisspiegel: Echtzeit-Übersicht der Angebotsabgabe 

Der Cosuno Preisspiegel ist eines der wichtigsten Features in der Digitalisierung von Ausschreibungen und dem Vergabeprozess. Der Preisspiegel ist eines der zentralen und wichtigsten Elemente im Einkauf von Nachunternehmern und Material. Im Preisspiegel werden, in tabellarischer Form, die Dienstleistungen und Preise verschiedener Nachunternehmer aufgelistet und zum Vergleich gegenübergestellt. So weiß jeder Einkäufer im Unternehmer über den aktuellen Stand Bescheid. Und keine Sorge: Cosuno ist DSGVO konform und Ihre Daten sind bei uns ganz sicher! 

Externe Transparenz mit Partnern 

→ Stichwort “Automatisierung” 

Nicht nur Sie als Ausschreibende können von der Automatisierung und einer somit transparenteren Arbeitsweise profitieren. Auch Nachunternehmer können mit einem Klick bei einem Angebot zu- oder absagen und Ihre Daten direkt über den GAEB-Konverter in die Cloud hochladen. Das spart Zeit und erleichtert Kommunikation. Bereits über 1 Mrd. Bauvolumen wurden im vergangenen Jahr über Cosuno ausgeschrieben. Unsere Erfahrungen zeigen: Durch diesen vereinfachten Prozess geben Nachunternehmen eher ein Angebot ab, denn es erleichtert ihren Alltag enorm.

→ Bescheinigungsmanagement: Immer auf dem neuesten Stand 

Einkäufern kommt diese Situation wahrscheinlich bekannt vor: Es ist wahnsinnig schwer,  den Überblick, welche Bescheinigungen ein Nachunternehmer schon abgegeben hat und vor allem, wann diese ablaufen, zu behalten. Mit Cosuno sagen Sie Papierstapeln und Ordnerregalen den Kampf an: eine transparente Übersicht ist durch das Cosuno Bescheinigungsmanagement möglich. Sie haben nicht nur jederzeit geordnet Zugriff auf alle Bescheinigungen, sondern bekommen auch automatisch eine Benachrichtigung, wenn diese ablaufen. 

Digitalisierungsbeauftragten festlegen  

Wie oben beschrieben, ist die vollständige Transparenz im Unternehmen über alle relevanten Prozesse nur durch Digitalisierung möglich, da Cloudlösungen Daten in Echtzeit und den Zugriffe auf alle relevanten Dokumente ermöglichen. Daher ist es ratsam als Leiter einer Abteilung oder Geschäftsführer eine zuständige Person zu benennen, die sich mit den Möglichkeiten von Digitalisierung auseinandersetzt und die ständig wachsenden Potenziale beobachtet. Außerdem haben Digitalisierungbeauftragte  die Aufgabe, Optimierungspotenziale einzelner Prozesse zu analysieren und zu erkennen, wo in Ihrem Unternehmen Digitalisierung und neue Anwendungen Sinn machen. Das klingt deutlich schwieriger, als es eigentlich ist. Mit unserem praktischen Leitfaden zum Thema “Innovationsökosystem für Bauunternehmen aufbauen – so geht’s!” erfahren Sie, wie man sich dem Thema stellt:

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Fazit

Die schlechte Nachricht zuerst: Eine wirklich transparente Arbeitsweise im Vergabeprozess ist analog nicht umsetzbar und nur durch die Digitalisierung Ihrer Ausschreibungen möglich. Die gute Nachricht: Diese Investition lohnt sich! Mit Cosuno erhalten Sie nicht nur interne und externe Transparenz, sondern sparen sich gleichzeitig noch bis 60 % Ihrer Zeit und erhalten bis zu 50 % höhere Rücklaufquoten. Wir beantworten Ihnen gern alle Fragen:

 

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