Interview-Reihe: Ausschreibung 4.0 Hermann Kassens Bauunternehmung GmbH

Ausschreibung 4.0: Digitalisierung im Bescheinigungsmanagement

Jessy Reichardt - 19.05.2021
Interview Hermann Kassens Bauunternehmung GmbH

Heute geht es um die Hermann Kassens Bauunternehmung GmbH. Das mittelständische Bauunternehmen Kassens Bau feierte letztes Jahr schon das 111. Jubiläum und ist ein echter Familienbetrieb. Es wird durch die Familie Kassens selbst geführt, bereits die 4. Generation ist im Unternehmen tätig. Die Kassens Bau beschäftigt ca. 100 Mitarbeiter und hat neben dem Hauptsitz in Papenburg (Niedersachsen) eine Niederlassung in Dortmund inklusive eigener Unterkünfte für die Mitarbeiter.

Zu den Hauptaufgabenfeldern zählen der Hoch- und Tiefbau sowie Gewerbe- und Industriebau. Außerdem ist das Bauunternehmen im Bereich Schiffsinnenausbau tätig und verlegt beispielsweise Fliesen auf den Neubauten der Kreuzfahrtschiffe in Papenburg. Des Weiteren führt die Kassens Bau Sanierungsarbeiten und Ballastierungen für Schiffe durch und baut Pontons (Schwimmkörper aus Beton).

Eine zentrale Mitarbeiterinnen bei der Kassens Bau ist Jasmin Kuncke, ausgebildete Bauingenieurin und Sachbearbeiterin/Beauftragte für Arbeitssicherheit. Heute sprechen wir mit ihr über ihre spannende Tätigkeit, wie die Kassens Bau auf Cosuno aufmerksam wurde und welche Vorteile die Software für das Unternehmen vor allem im Bescheinigungsmanagement bringt.

  • Bauingenieurin Jasmin Kuncke

    Sachbearbeiterin/ Beauftragte für Arbeitssicherheit

 

Cosuno: Hallo Jasmin, erzähle uns doch erst einmal die wichtigsten Fakten über Deinen Arbeitgeber Kassens Bau.

Jasmin Kuncke: Das mittelständische Bauunternehmen Kassens Bau feierte letztes Jahr schon das 111. Jubiläum und ist ein echter Familienbetrieb. Es wird durch die Familie Kassens selbst geführt, bereits die 4. Generation ist im Unternehmen tätig. Die Kassens Bau beschäftigt ca. 100 Mitarbeiter und hat neben dem Hauptsitz in Papenburg (Niedersachsen) eine Niederlassung in Dortmund inklusive eigenen Unterkünften für die Mitarbeiter. Zu den Hauptaufgabenfeldern zählen der Hoch- und Tiefbau sowie Gewerbe- und Industriebau. Außerdem sind wir im Bereich Schiffsinnenausbau tätig, wir verlegen beispielsweise Fliesen auf den Neubauten der Kreuzfahrtschiffe in Papenburg. Des Weiteren führen wir Sanierungsarbeiten und Ballastierungen für Schiffe durch und bauen Pontons (Schwimmkörper aus Beton).

Cosuno: Wie genau sieht Deine Rolle im Unternehmen aus?

Jasmin Kuncke: Im Rahmen meines Bauingenieurstudiums habe ich im Jahr 2011 mein Praxissemester bei der Kassens Bau absolviert. Damals war es meine Aufgabe, ein Arbeitsschutzmanagementsystem (AMS) auszuarbeiten, wodurch die Firma Kassens eine Zertifizierung hierfür erhielt, um sich weiterhin bei bestimmten Auftraggebern listen zu lassen. Auch meine anschließende Bachelorarbeit wurde von einem Mitarbeiter der Kassens Bau als Prüfer betreut. Nach meinem erfolgreich absolvierten Studium erhielt ich 2012 eine Festanstellung, seit 2013 zählt das Bescheinigungsmanagement der Nachunternehmer und ab 2015 auch der Schiffsinnenausbau zu meinen Aufgaben.

Cosuno: Ist Digitalisierung für die Kassens Bau ein Thema, mit dem sich viel auseinandergesetzt wird?

Jasmin Kuncke: Digitalisierung hatte bei uns schon immer einen hohen Stellenwert. Es wird regelmäßig hinterfragt, welche Prozesse mit digitalen Tools verbessert werden können. Dabei haben wir in den letzten Jahren viele neue Programme ausprobiert und zum größen Teil auch schon integriert; zum Beispiel die Verwendung eines modernen AVA-Tools sowie die digitale Arbeitszeiterfassung (zum Beispiel per App) oder das Tracking von Maschinen und Geräten. Diebstahl ist ja leider immer noch ein großes Problem in der Baubranche.

Cosuno: Wie genau seid ihr dann auf Cosuno aufmerksam geworden?

Jasmin Kuncke: Ein Ausschnitt aus einer fachspezifischen Zeitschrift, der eines Morgens auf meinem Schreibtisch lag, enthielt ein interessantes Interview von Cosuno mit einem Kunden, der mit der Software sein Bescheinigungsmanagement digitalisiert und verbessert hat. Da ich ebenfalls für die Bescheinigungen der Nachunternehmer in unserem Unternehmen zuständig bin, habe ich innerhalb kürzester Zeit mit Cosuno Kontakt aufgenommen, um herauszufinden, ob eine Digitalisierung dieser Prozesse auch für die Kassens Bau Vorteile bringen würde.

Bescheinigungsmanagement digitalisieren

 

Cosuno: Wie sahen deine Arbeitsprozesse vor der Einführung von Cosuno aus?

Jasmin: Im Bereich Bescheinigungsmanagement der Nachunternehmer hat sich nach der Einführung von Cosuno einiges geändert. Vorher musste ich die Betriebe, mit denen wir zusammenarbeiten, einzeln aus einem Ordnerstapel heraussuchen und händisch vermerken, welche Bescheinigungen wir schon erhalten haben und welche noch fehlen. Auch das Ablaufdatum musste ich eintragen, dafür habe ich dann immer eine Radierstift oder Folienstift verwendet, um es später anpassen zu können.
Das Einscannen, Ausdrucken und Sortieren von Dokumenten hat ebenfalls einen großen Teil der Arbeit ausgemacht. Ich musste die Nachunternehmer alle einzeln angehen, um fehlende Bescheinigungen anzufordern und habe Ihnen Dokumente per E-mail, aber auch oft per Post zugesendet. Das war natürlich entsprechend zeit- und kostenintensiv. Hinterhertelefonieren, ob alles eingegangen ist, gehörte ebenfalls zu diesem Prozess. Alle 2 Wochen habe ich 10 Firmen angeschrieben, das hat immer circa 2,5 bis 3 Stunden gedauert.

Cosuno: Inwiefern hat sich der Prozess durch Cosuno geändert?

Jasmin: Das habe ich in einer Übersicht einmal zusammengefasst:

Wie man unschwer erkennen kann: Es ist für mich bzw. Unser Unternehmen eine immense Zeitersparnis. Den Aufwand, den ich betrieben habe, um die 4 neuen Nachunternehmer in Cosuno anzulegen, muss ich natürlich auch nur einmal betreiben. Beim nächsten Mal würde es also noch schneller gehen.

Cosuno: Das freut uns zu hören! Wie war für Dich persönlich der Kennenlern- und Einführungsprozess von Cosuno, welche Erfahrungen kannst du mit uns teilen?

Jasmin: Nachdem ich Cosuno kontaktiert hatte, bekam ich äußerst schnell eine Rückmeldung und habe gleich eine Einladung zu einem virtuellen Treffen erhalten. Euer Sales-Mitarbeiter hat mir dann in einer halbe Stunde das Programm vorgestellt. Vorerst war für mich die Digitalisierung des Ausschreibungsprozesses nicht so relevant, ich wollte eher wissen, wie ich die Bescheinigungen von unseren Nachunternehmern besser verwalten kann.
Im zweiten Termin kam dann aber ein Einkaufsmitarbeiter der Kassens Bau dazu, der nun auch diesen Teil der Software für seine Arbeit nutzt. Ich habe dann eine Testaccount bei Cosuno erhalten und konnte alle Funktionen rund um das Bescheinigungsmanagement in Ruhe ausprobieren. Ich habe dabei auch gesehen, wie eine automatisierte Nachricht an die Nachunternehmer in der Praxis aussehen würde. Innerhalb von 2 Stunden hatte ich alles verstanden, Probenachunternehmer angelegt (das war dann ich selbst) und schon die ersten Testanfragen versendet. Kleinere Fragen, Tricks und Kniffe konnten wir in weiteren, unkomplizierten Telefonaten und Webmeetings mit Cosuno lösen. Im Moment haben wir 4 Nutzerprofile und ich muss wirklich sagen: Die Zeitersparnis ist wahnsinn!

Cosuno: Wie haben eure Nachunternehmer auf Cosuno reagiert?

Jasmin: An meinem ersten Nutzungstag habe ich gleich mit dem Bescheinigungsmanagement von unseren Nachunternehmer bei Cosuno angefangen und davor noch eine kurze zusätzliche Informations-E-Mail für die Nachunternehmer verfasst. In dieser Nachricht haben wir beschrieben, dass wir jetzt ein Software namens Cosuno nutzen und die NUs gern ihre Bescheinigungen direkt in Cosuno hochladen können. Die Hälfte der Nachunternehmer hat dies sofort selbstständig und selbsterklärend ohne weitere Rückfragen erledigt. Die restlichen NUs wollen wir in den nächsten Wochen noch einmal freundlich daran erinnern, aber ich bin da sehr zuversichtlich.

Cosuno: Was sind Deine Lieblingsfunktionen in Cosuno?

Jasmin: Meine Arbeit wird am meisten dadurch erleichtert, dass die Nachunternehmer nun selbstständig Ihre Bescheinigungen hochladen und im besten Fall zuordnen können. Ich muss mich nicht mehr durch einen 85-seitigen Stapel an Bescheinigungen eines Nachunternehmers wühlen und die Dokumente einzeln raussuchen. Ich kann mir nicht nur das Ausfüllen von Rücksendungsscheinen, sondern auch das Geld für das Porto sparen. Ich verzichte nun auf unnötige Excel-Listen und Datenbanken voller PDFs und werde dank Cosuno automatisch erinnert, wenn eine Bescheinigung abläuft. Cosuno ist auch super praktisch im Homeoffice: Ich habe alle Dokumente immer in der Cloud dabei und kann den Drucker bei mir zuhause auch etwas schonen. Ein weiterer Vorteil: Wenn ich beispielsweise eine Freistellungsbescheinigung von einem NU direkt aus Cosuno downloade, hat die Datei auch schon sofort den richtigen Dateinamen, wenn ich diese zusätzlich auf dem Server abspeichern möchte.

Cosuno: Dein Kollege nutzt ja das vor allem die Funktionen für das Ausschreibungsmanagement: Was sind seine Erfahrungen?

Jasmin: Seine Lieblingsfunktion ist das Cosuno Netzwerk mit tausenden von Nachunternehmern. Entsprechend des Ortes vom Bauprojekt kann er Nachunternehmer aus dem Umkreis einfach filtern und mit wenigen Klicks kontaktieren. Ich war letztens verwundert, weil ich die Namen mancher Handwerksbetriebe, die für die Preisanfragen eingeladen wurden, gar nicht kannte und er sagte zu mir:
„Die habe ich alle durch das Cosuno Netzwerk gefunden, das war so viel einfacher.”
Er kann sich das Googlen von Adressen und das Anlegen von neuen Kontakten im AVA Tool nun sparen.
Auch ich habe mittlerweile weitere Funktionen von Cosuno für mich entdeckt. Ich habe beispielsweise auch ältere, schon vergebene Projekte in der Software angelegt und nutzte Cosuno in diesem Fall wie eine Dropbox. Wenn ich große Dateien mit Nachunternehmern teilen möchte, kann ich diese dann auch einfach auf die Plattform verweisen. Und das Beste: Wenn ich diese Dateien erneuere oder update, bekommen die Projektbeteiligten automatisch eine Mitteilung.

Cosuno: Liebe Jasmin, wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und danken Dir sehr für das Interview!

Jasmin: Sehr gern! Abschließend möchte ich noch sagen, dass alle Mitarbeiter von Cosuno sehr bemüht sind, die Software am Kunden weiterzuentwickeln. Wenn man Vorschläge einbringt, erhält man innerhalb kürzester Zeit eine Antwort und das Feedback wird immer berücksichtigt. Man kann die Software als Kunde mitentwickeln. Macht weiter so!

Zeit und Aufwand im Einkauf sparen